Що таке тайм-менеджмент і для чого він потрібен

Тайм менеджмент це буквально «управління часом». Кожна успішна людина, бізнесмен, управлінець, знає, як розподілити свій час та завдання, щоб усе встигати та нікуди не спізнюватися. На перший погляд, може здатися неможливим складання чіткого плану дій, і після неухильно слідувати йому. Адже існує стільки відволікаючих факторів, несподіваних ситуацій та інших перешкод, які заважають дотримуватись складеного режиму та списку справ. Але все далеко не так страшно, і грамотний підхід до планування допоможе організувати свій робочий та вільний час максимально ефективно.

Що таке тайм менеджмент

Тайм-менеджмент це технологія, наука, яка дозволяє розподілити свій час таким чином, щоб досягати поставленої мети, вчасно виконувати заплановані завдання, знаходити час для відпочинку, здоров'я та повноцінного сну. Деякі помилково сприймають це поняття буквально, розподіляючи графік щохвилини. Однак, крім стресів та підвищення тривожності такий підхід нічого не подарує. Грамотний тайм менеджмент підходить для будь-якої людини, незалежно від її біологічного ритму, професії, тому що підбирається індивідуально з урахуванням специфіки діяльності та особистісних якостей.

Як управляти часом

У прямому значенні цього слова, зробити таке неможливо, оскільки за добу 24 години й ніхто на це вплинути не може. Однак, ніхто не заважає оптимізувати цей проміжок часу таким чином, щоб встигати більше, витрачати менше і досягати поставленої мети.

Існує три поширені міфи про тайм-менеджмент

Міф1: Похвилинний розклад. Це не про тайм-менеджмент, а про непотрібні суворі рамки, які людина встановлює собі сама. При цьому навіть незначний форс-мажор вибиває з колії, супроводжується стресом та розчаруванням.

Міф2: Тайм-менеджмент універсальний. Немає таких порад, які підходять абсолютно всім. Щоб знати, як керувати часом, необхідно підлаштувати його під себе, свій біоритм та спосіб життя.

Міф2: Тайм-менеджмент це не для творчих людей. Професіоналу не потрібно сидіти та чекати натхнення, тому що завжди є правила роботи, з урахуванням можливих труднощів і розподілом часу.

Що заважає організувати ефективний тайм-менеджмент

Перед тим, як навчитися керувати часом, необхідно позбавитися його «пожирачів». До таких відносяться:

Шкідливі звички.

Мало хто підраховував, яка частина життя йде на зовсім непотрібні речі — перекури, залипання у соціальних мережах, вживання алкоголю, спілкування телефоном. Якщо контролювати себе в цих звичках не вдається, можна скористатися одним із багатьох спеціальних додатків, які встановлюють обмеження на перебування в соцмережі. Таким чином, звільниться маса вільного часу, покращиться самопочуття та з'являться сили на виконання важливіших справ.

Прокрастинація.

Це складне слово насправді знайоме кожному. Воно означає відкладення справ з будь-яких причин, небажання сідати за роботу, вигадування різних відмовок, щоб не розпочинати завдання. Такі симптоми говорять про таке:

надто складне завдання;

немає бачення про методи розв'язання задачі;

втома від попередніх навантажень;

внутрішнє відторгнення, коли справа не до душі, завдає дискомфорту.

Таку проблему необхідно вирішувати невідкладно: роздати незрозумілі для вас завдання колегам, масштабні справи роздробити на кілька етапів, позбавитися безглуздих занять.

Не потрібно плутати прокрастинацію з лінощами, для цього варто прислухатися до себе, чи справді це втома чи банальне небажання діяти.

Безвідмовність.

Невміння сказати «Ні» настирливим родичам та наполегливому начальнику виснажує та заганяє у стрес. Крім того, треба навчитися відмовляти й собі самому — розпочати займатися спортом, кинути палити, прочитати цікаву книгу. Необхідно дотримуватися балансу між ефективною зайнятістю та безперервною роботою, що забирає сили. Не варто кидатися до екстремального тайм-менеджменту, який забирає всі сили.

Основи тайм менеджменту

Насправді розібратися, як керувати часом не складно, якщо правильно розставити пріоритети. Це стосується як особистого, так і робочого часу, організації індивідуального тайм-менеджменту та управління цілим підприємством колективом. Керівнику, як будь-якій іншій людині, варто навчитися основ тайм-менеджменту, щоб досягти продуктивної роботи компанії та кожного окремого співробітника.

Планування справ

Розпорядок кожного нового дня починається з чистого аркуша, до нього необхідно вносити всі важливі та другорядні завдання у міру складності чи терміновості. Варто дотримуватись списку пріоритетів, щоб не втратити зв'язок із встановленим планом. Краще внести не тільки робочі моменти, а й відпочинок, дозвілля, спорт, хобі.

Можливе певне коригування планів, коли з'являються нагальні справи, несподівані поїздки, зустрічі. Для них варто виділити деякий час, так звані вікна, які, за відсутності форс-мажорів, стануть у пригоді для неспішного виконання запланованих дій.

Розміщення пріоритетів

Один із важливих пунктів, оскільки визначає важливість та послідовність списку справ. Можна їм призначити власне маркування, головне зрозуміти де що. Це можуть бути бали від 1 до 100, або Матриця Ейзенхауера:

• Термінові та важливі;
• Важливі, але термінові;
• Термінові, але з важливі;
• Чи не термінові й не важливі.

Закон Парето

Він свідчить, що 20% дій дають 80% ефективності. На практиці це означає, що слід вкласти свої основні сили в ці 20%, зайнявшись головною справою, яка стоїть у пріоритеті. Тоді отримаєте максимальний результат. Як виявити ці важливі 20%? Потрібно провести повний аудит діяльності, щоб розібратися у найефективнішій дії. Наприклад, можна виявити, що година, відведена на розсилку листів з ранку, приносить більше результатів, ніж три години після обіду. До того ж деякі справи можна автоматизувати, якщо є така можливість.

Відсікти все зайве

Це означає, що потрібно позбавитися дратівливих факторів, сконцентрувати увагу на важливому і не звертати увагу на несуттєві речі. Сюди ж можна включити фокусування уваги на одній справі, не розпорошуючись на дрібниці. Якщо зайнялися одним, решта роботи зачекає на свою чергу. Відволікання на кілька завдань одночасно знижує працездатність та результативність, з'являються помилки.

Жаба на сніданок

Це метафора, яка означає, що найважче і найнеприємніше слід робити в першу чергу. Таким чином, завдання, що тяжить, не буде нависати і псувати настрій, що позначиться на виконанні інших пунктів плану. Крім того, впоравшись із найнеприємнішим, з'являється мотивація до подальших перемог, а якщо дуже складно розпочати, можна схитрувати та умовити себе попрацювати 10 хвилин, після чого пообіцяти собі відпочинок. За цей час, як правило, втягуєшся у процес і доводиш справу до кінця.

Тайм-менеджмент містить безліч секретів, хитрощів і рішень, які допомагають правильно організувати свій день, роботу цілого колективу і навіть великого підприємства. Вивчивши основи тайм менеджменту, власні плани можна коригувати під свої потреби та отримувати задоволення від виконання.