Фирменный бланк: правила создания

Что такое фирменный бланк?

Фирменный бланк — это один из самых значимых элементов корпоративного стиля. Нередко именно с письма на таком бланке начинается первое знакомство с компанией ее потенциальных партнеров и клиентов. Поэтому фирменный бланк должен являться одной из приоритетных задач при разработке бренда.

Особенно важен качественно сделанный фирменный бланк на этапе становления фирмы, когда она только нарабатывает имя и деловую репутацию.

Фирменный бланк решает сразу несколько задач: 

• Работает на бренд. Документ на хорошей бумаге и с продуманным дизайном — показатель статуса компании, серьезности ее предложения и уважения к адресату.
• Подтверждает подлинность и официальность документа.
• Идентифицирует фирму. Сообщает основную информацию о ней непосредственно вместе с деловым предложением.
• Вызывает заинтересованность и побуждает к прочтению.
• Облегчает составление, обработку и хранение документации, то есть используется как первичная упаковка важных бумаг. .

Бумаги разного содержания на фирменных бланках используют и для внутренней переписки, и для внешних деловых коммуникаций.

Разработка дизайна для бланка компании обычно входит в комплекс работ над созданием ее фирменного стиля. Но в разработке шаблонов для деловой полиграфии значима не только эстетическая составляющая: есть нормы делопроизводства, которые необходимо учесть.

Разработка фирменного бланка: требования делопроизводства

Типовая инструкция по делопроизводству (приказ Минюста Украины № 1571/5 от 25.10.2012) устанавливает, что организации и учреждения могут изготавливать и использовать три вида бланков:

• Общий — для разных видов документации. На таких шаблонах не указывается название документа.
• Для писем.
• Для определенного вида документов. Соответственно, с названием: доверенность, приказ, акт и другие.

Требования к форматам страниц зависят от вида и содержания документов: можно использовать форматы А4 и А5, для резолюций и поручений — А6, для больших таблиц — А3.

При создании дизайна фирменного бланка предприятия нужно учитывать также стандартные размеры для полей (это минимум):

• верхнее и нижнее — по 20 мм;
• правое — 10 мм;
• левое — 30 мм, чтобы была возможность подшить документ.

В Украине есть отдельный национальный стандарт (ДСТУ 4163-2003), который определяет содержание бланков и документов, их обязательные элементы (реквизиты) и правила размещения этих элементов.

Реквизиты, которые должны быть на фирменном бланке организации:

• логотип или товарный знак;
• название организации;
• название организации более высокого уровня (если она есть);
• сведения о компании, например: почтовый адрес, сайт, номера контактных телефонов и email, номер банковского счета;
• код по ЕГРПОУ.

Не обязательны, но могут использоваться:

• изображение наград;
• код формы документа (если есть);
• название структурного подразделения;
• отметки-ограничители для мест, куда вписывают дату создания документа, регистрационный номер, заголовок.

Несколько важных моментов о реквизитах:

• Герб Украины использовать могут только государственные организации.
• Логотип (товарный знак), который воспроизводится в документации компании, должен быть официально зарегистрирован.
• Название компании, указанное на бланке предприятия, должно соответствовать зарегистрированному в его уставных документах. Сокращенное название можно писать на бланке, только если оно официально зафиксировано в уставе фирмы или положении о ней.

Реквизиты могут быть размещены в углах или продольно: вверху, внизу, по центру. Угловое расположение используют чаще. Продольное удобно для длинных названий или для двуязычных шаблонов.

Создать фирменный бланк: подходы к дизайну

Чтобы фирменный бланк создавал выгодное впечатление о компании, нужны профессиональный продуманный дизайн и безупречное полиграфическое исполнение.

Как выбрать бумагу

Полиграфисты рекомендуют изготавливать бланки из бумаги плотностью 80 г/кв. м, которую легко принимают любые принтеры. 

Фактурная дизайнерская бумага, безусловно, выделит документ из общего ряда и добавит несколько пунктов к солидности впечатления от компании. Но этот вариант значительно более затратный: дороже и бумага, и оргтехника, которая сможет с ней работать.

Впечатляюще выглядит глянцевая мелованная бумага, но и на ней аккуратно напечатать сможет не каждый принтер. 

Визуальной выразительности бланка отлично послужит его цвет: в зависимости от дизайна можно использовать оттенки кремового, бежевого, другие светлые тона. 

Документ на цветном носителе сразу заметен. Но не менее убедительными будут шаблоны белого цвета, в дизайн которых внедрены цветные элементы.

Что учесть при разработке дизайн-макета

Отправные точки в выборе дизайнерского решения для корпоративной полиграфии — фирменный стиль, то есть цвета и шрифты, и характер бизнеса. Стиль бланка должен соотноситься с ценностями и особенностями бренда. Примеры шаблонов писем для юридической компании, ресторана и производителя труб наглядно демонстрируют, как на дизайн полиграфии влияет специфика бренда:

Есть несколько основных приемов в дизайне фирменных бланков: 

1. Выделение цветом. При разработке логотипа, названия компании, рамки по периметру страницы особенно актуально применение этого приема. Использование ярких угловых элементов, отдельных паттернов, заливки градиентом. 
2. Использование графики. Иконок, зеркальных рисунков в противоположных углах страницы. Эффектный элемент — водяные знаки.
3. Геометрические фигуры, которые перекликаются с логотипом или, например, дизайном корпоративного сайта. 

Обычно фирменные бланки разрабатываются в комплекте с другими печатными идентификаторами бренда: визитными карточками, конвертами, папками. Вот несколько примеров, которые иллюстрируют разные приемы дизайна:

Основное правило от Rocketmen: художественные приемы не должны быть в ущерб функциональности. Грамотно сделанный шаблон легко воспроизводится в печати, а выполненный на нем текст — легко читается.

Фирменный бланк это не просто форма для документов. Это инструмент маркетинга, который помогает деловым коммуникациям бренда быть индивидуальными и узнаваемыми. Для разработки корпоративного стиля, а в его составе — фирменного бланка нужны специальные знания и понимание особенностей бренда и свежий взгляд дизайнера.